Ведення особових справ недієздатних осіб та осіб, цивільна дієздатність яких обмежена, органами опіки та піклування

Згідно листа Мінсоцполітики від 04.10.2017 №19467\0\2-17 «Про ведення особових справ недієздатних осіб та осіб, цивільна дієздатність яких обмежена, органами опіки та піклування»

Органи опіки та піклування є ключовими суб’єктами відносин у сфері опіки та піклування над повнолітніми недієздатними особами та особами, цивільна дієздатність яких обмежена.

На них покладено низку завдань щодо захисту прав та інтересів таких осіб, які передбачені Цивільним кодексом України (далі ЦКУ), Цивільним процесуальним кодексом України, Правилами опіки та піклування, затвердженими наказом Державного комітету України у справах сім’ї та молоді, Міністерства освіти України, Міністерства охорони здоров’я України, Міністерства праці та соціальної політики України від 26.05.1999 №34\166\131\88 (далі-Правила) та іншими нормативно-правовими актами.

Ведення органами опіки та піклування обліку осіб, які потребують опіки (піклування), передбачено пунктами 1.7 та 3.5 Правил. Зокрема, при встановлені опіки (піклування) орган опіки та піклування оформляє на кожного підопічного особову справу із занесенням до неї документів, яка зберігається в органах опіки та піклування за місцем проживання підопічного протягом 75 років.

Як свідчить практика, в окремих органах опіки та піклування не забезпечено стовідсотковий облік зазначених категорій осіб, спостерігаються випадки, коли не дотримуються вищезазначені вимоги щодо строку зберігання особових справ.

Ураховуючи зазначене, для допомоги органам опіки та піклування у питаннях ведення, обліку та зберігання особових справ повнолітніх недієздатних осіб та осіб, цивільна дієздатність яких обмежена, надаємо такі рекомендації.

Ведення особової справи рекомендується розпочати після набрання законної сили рішенням суду про визнання повнолітньої особи недієздатною та встановлення над нею опіки або обмеження цивільної дієздатності особи та встановлення над нею піклування відповідно до частини першої статті 40 ЦКУ, частини першої та другої статті 60 ЦКУ.

На кожну недієздатну особу або особу, цивільна дієздатність якої обмежена, доцільно завести окрему особову справу, яка підшивається в папку формату А4.

На лицьовій стороні обкладинки особової справи варто зазначити номер справи, прізвище, ім’я та по батькові недієздатної особи\ особи, цивільна дієздатність якої обмежена, опікуна чи піклувальника ( у разі призначення), його місце проживання, рік і дата заведення справи. На згині папки доцільно зазначити номер справи та першу літеру прізвища недієздатної особи\ особи, цивільна дієздатність якої обмежена. Номер особової справи може бути зазначений у такому форматі:

А\0001\20_

де: А - це перша літера прізвища недієздатної особи або особи, цивільна дієздатність якої обмежена;

0001 - порядковий номер справи;

20_ - рік початку ведення справи.

Особові справи повнолітніх недієздатних осіб\ осіб, цивільна дієздатність яких обмежена, які є документами з обмеженим доступом, відповідно до Закону України «Про захист персональних даних» рекомендується зберігати у металевих шафах або сейфах».

Усі документи, які зберігаються в особовій справі недієздатної особи, цивільна дієздатність якої обмежена, рекомендується пронумерувати. До особової справи можуть, бути включені оригінали документів, копії документів: 1) повідомлення державних, громадських організацій або заява громадянина про виявлення особи, яка потребує встановлення опіки або піклування ( відповідно до пункту 3.3 Правил);

2) копію або оригінал ( у разі, якщо опіку чи піклування здійснює орган опіки та піклування) паспорта або іншого документа, що посвідчує особу ( відповідно до пункту 3.3 Правил);

3) копію рішення суду про визнання повнолітньої особи недієздатною або обмеження цивільної дієздатності особи ( відповідно до пункту 3.3 Правил);

4) довідка (медичний висновок) про стан здоров’я, ( відповідно до пункту 3.3 та 3.4 Правил);

5) опис майна (відповідно до пункту 2.7 та 3.3 Правил);

6) акт передачі майна на збереження опікуну (відповідно до пункту 2.12 Правил);

7) ощадна книжка або договір про відкриття рахунку в банківській установі, банківська платіжна картка ( у разі відсутності опікуна чи піклувальника (відповідно до пункту 2.12 Правил);

8) акт обстеження умов проживання повнолітньої недієздатної особи (відповідно до пунктів 3.3 та 4.14 Правил);

9) довідку про реєстрацію місця проживання (відповідно до пункту 3.4 Правил);

10) довідку про реєстрацію місця проживання

11) копія або оригінал ( у разі, якщо опіку чи піклування здійснює орган опіки та піклування) документу, що підтверджує право власності недієздатної особи, чи право користування нею житловим приміщенням: правовстановлюючий документ на житлове приміщення та інше нерухоме майно ( свідоцтво про державну реєстрацію права власності, договір оренди (найму) житла, свідоцтво про право на спадщину, ордер) (відповідно до статті 71 ЦКУ, пункту 1.7 Правил);

12) рішення органу опіки та піклування про встановлення опіки над майном недієздатної особи, якщо опікуна \ піклувальника такій особі не призначено (відповідно до статті 74 ЦКУ та пункту 2.10 Правил);

13) рішення органу опіки та піклування про надання дозволу опікуну на управління нерухомим майном недієздатної особи ( відповідно до статті 72 ЦКУ);

14) рішення органу опіки та піклування про призначення управителя над майном фізичної особи – підприємця, визнаної недієздатною чи обмеженою в цивільній дієздатності, та укладений з управителем договір про управління цим майном (відповідно до статі 54 ЦКУ);

15) рішення органу опіки та піклування про надання дозволу опікуну на вчинення правочину від імені недієздатної особи ( відповідно до статті 71 ЦКУ, пункту 4.7 Правил);

16) рішення органу опіки та піклування про влаштування недієздатної особи до інтернату (відповідно до пункту 17 Типового положення про психоневрологічний інтернат ( відповідно до пункту 17 Типового положення про психоневрологічний інтернат, затвердженого постановою КМУ від 14.12.2016 №957);

За наявності до особової справи можуть бути включені наступні документи:

1) документи, що містять відомості про наявність і місце проживання близьких родичів недієздатної особи;

2) рішення органу опіки та піклування про призначення опікуна над майном та акт приймання-передачі майна на збереження опікуну над майном;

3) інші рішення органу опіки та піклування щодо захисту прав та інтересів недієздатної особи.

4) копію договору (купівлі-продажу, довічного утримання, найму (оренди), дарування, інші договори), укладеного в інтересах повнолітньої недієздатної особи;

5) копію договору про відкриття на ім’я недієздатної особи рахунку в банківській установі;

6) копію або оригінал (у разі, якщо опіку чи піклування здійснює орган опіки та піклування) пенсійного посвідчення, свідоцтва про загальнообов’язкове державне соціальне страхування;

7) довідку з місця роботи (навчання) особи, цивільна дієздатність якої обмежена;

8) копії або оригінали ( у разі, якщо опіку чи піклування здійснює орган опіки та піклування) інших документів (військовий квиток, посвідчення ветерана війни чи праці, особи з інвалідністю внаслідок Великої Вітчизняної війни, посвідчення ліквідатора наслідків аварії на ЧАЕС тощо)

9) копію рішення про госпіталізацію недієздатної особи до психіатричного закладу;

10) довідку про вид та розмір призначених недієздатній особі, пенсії, допомоги, тощо

11) копію картки фізичної особи – платника податків недієздатної особи.

12) копію або оригінал ( у разі, якщо опіку чи піклування здійснює орган опіки) довідки медико-соціальної експертної комісії про встановлення групи інвалідності повнолітній недієздатній особі\ особі, цивільна дієздатність якої обмежена;

13) оригінал ( у разі, якщо опіку чи піклування здійснює орган опіки та піклування) індивідуальної програми реабілітації інваліда (за наявності інвалідності);

14) листи (запити, клопотання тощо) до органів виконавчої влади, місцевого самоврядування, підприємств, установ, організацій незалежно від форми власності щодо забезпечення прав та інтересів повнолітніх недієздатних осіб.